Článok 37 ods. 1 požaduje určenie zodpovednej osoby v troch konkrétnych prípadoch:
     a) spracúvanie vykonáva orgán verejnej moci alebo verejnoprávny subjekt;
     b) hlavnými činnosťami prevádzkovateľa alebo sprostredkovateľa sú spracovateľské operácie, ktoré si vyžadujú pravidelné a systematické monitorovanie dotknutých osôb vo veľkom rozsahu; alebo
     c) hlavnými činnosťami prevádzkovateľa alebo sprostredkovateľa je spracúvanie osobitných kategórií údajov vo veľkom rozsahu alebo spracúvanie osobných údajov týkajúcich sa uznania viny za trestné činy a priestupky.

V nasledujúcich podkapitolách, skupina WP29 poskytuje usmernenie, pokiaľ ide o kritériá a terminológiu použitú v článku 39 ods. 1.

Okrem prípadov, kedy je jednoznačné, že spoločnosť nemusí určiť zodpovednú osobu, skupina WP 29 odporúča, aby prevádzkovatelia a sprostredkovatelia zaznamenali internú analýzu, na základe ktorej určili, či zodpovedná osoba má alebo nemá byť menovaná, aby týmto spôsobom vedeli preukázať, že vzali do úvahy všetky relevantné faktory.

Keď spoločnosť poverí zodpovednú osobu dobrovoľne, na jej určenie, postavenie a úlohy sa budú vzťahovať rovnaké požiadavky článku 39 až 39, ako keby bolo jej určenie povinné. To nebráni spoločnosti, ktorá nechce určiť zodpovednú osobu na dobrovoľnej báze a ani to od nej právna úprava nevyžaduje, aby zamestnala zamestnancov alebo externých konzultantov poverených úlohami, ktoré sa týkajú ochrany osobných údajov. V takom prípade je potrebné zabezpečiť, aby nedošlo k zmätku, pokiaľ ide titul, status, pozíciu a úlohy týchto zamestnancov.

 Preto by malo byť pri akejkoľvek komunikácii v rámci spoločnosti, ako aj pri komunikácii s dozornými orgánmi nad ochranou osobných údajov, dotknutými osobami a verejnosťou ako takou, jasné, že pracovné zaradenie týchto osôb alebo konzultantov nie je „zodpovedná osoba“.