Definícia
Podľa článku 30 ods. 1 a ods. 2 sa od prevádzkovateľa alebo sprostredkovateľa, nie zodpovednej osoby, vyžaduje, aby „viedol záznamy o spracovateľských činnostiach, za ktoré je zodpovedný“ alebo aby „viedol záznamy o všetkých kategóriách spracovateľských činností, ktoré vykonal v mene prevádzkovateľa“.
V praxi zodpovedné osoby častokrát na základe informácií od rôznych oddelení, ktoré sú v rámci organizácie zodpovedné za spracúvanie osobných údajov, zostavujú inventáre a majú k dispozícii register spracovateľských operácií. Táto prax je uzákonená mnohými vnútroštátnymi právnymi normami a ako aj pravidlami na ochranu osobných údajov, ktoré sa vzťahujú na európske inštitúcie a orgány.
Článok 39 ods. 1 stanovuje minimálny rozsah úloh, ktoré náležia zodpovednej osobe. Nič však nebráni prevádzkovateľovi alebo sprostredkovateľovi v tom, aby zodpovednej osobe určil úlohu viesť záznamy o spracovateľských operáciách pod dohľadom prevádzkovateľa. Takýto záznam by sa mal chápať ako jeden z nástrojov umožňujúcich zodpovednej osobe vykonávať jej úlohy, pokiaľ ide o monitorovanie súladu, poskytovanie informácií a poradenstva prevádzkovateľovi alebo sprostredkovateľovi.
V každom prípade, záznamy, ktoré sa majú uchovávať podľa článku 30, môžeme vnímať aj ako nástroj, ktorý umožňuje prevádzkovateľovi alebo dozornému orgánu na požiadanie poskytnúť prehľad všetkých spracovateľských činností, ktoré organizácia vykonáva. Ide teda o základný predpoklad pre súlad s nariadením a o účinné opatrenie na zabezpečenie zodpovednosti.